Eine Engagement-Vereinbarung ist zwar keine Pflicht, aber es gibt viele gute Gründe, warum ein Verein mit seinen Ehrenamtlichen dennoch eine schriftliche Vereinbarung treffen sollte. Insbesondere wenn „Geld im Spiel“ ist, also Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschalen gezahlt werden sollen, hilft eine Vereinbarung, klare Verhältnisse zu schaffen und beide Seiten abzusichern. Sie regelt aber auch wichtige Aspekte wie Haftung, Versicherungsschutz und bestimmte Anforderungen an die ehrenamtliche Tätigkeit. Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die in einer Engagement-Vereinbarung geregelt werden sollten:

Regelungen rund um die Aufwandsentschädigung

Eine Engagement-Vereinbarung stellt sicher, dass die Voraussetzungen für eine Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale (§3 Nr. 26 bzw. 26a EStG) erfüllt sind. Das bedeutet, dass die Tätigkeit im ideellen Bereich einer gemeinnützigen Organisation und nebenberuflich ausgeübt wird. Im Falle der Übungsleiterpauschale muss zudem festgehalten werden, dass es sich um eine der gesetzlich vorgesehenen Tätigkeitsformen (Ausbildung/Betreuung, künstlerische Betätigung, Pflege) handelt.

Die Vereinbarung sollte Regelungen zur Höhe und Zahlungsweise der Aufwandsentschädigung enthalten, um Klarheit zwischen Verein und Ehrenamtlichen zu schaffen. Ebenso können Aufzeichnungspflichten vereinbart werden: Ein Zeitnachweis über die ehrenamtliche Tätigkeit kann als Nachweis dienen, dass es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt (nicht mehr als 13 Stunden pro Woche im Durchschnitt).

Haftung und Versicherung

Ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder haften nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (§§ 31a, 31b BGB). Die Engagement-Vereinbarung kann diese Regelung aus § 31b BGB übernehmen, um auch die Ehrenamtlichen einzubeziehen, die nicht Vereinsmitglieder sind. In Haftungsfragen kann die Vereinbarung als Nachweis dienen, dass es sich um eine ehrenamtliche Tätigkeit handelt.

Darüber hinaus sollten Hinweise auf den bestehenden Versicherungsschutz der Ehrenamtlichen in die Vereinbarung aufgenommen werden. So wissen die Ehrenamtlichen, wie sie im Schadensfall abgesichert sind.

Weitere Anforderungen rund um die Tätigkeit

In der Engagement-Vereinbarung können auch weitere Aspekte der ehrenamtlichen Tätigkeit geregelt werden. Dazu gehören z.B. die Vorlage eines Führungszeugnisses, wichtige Verhaltensregeln, Verschwiegenheitspflichten, Datenschutz und ähnliche Anforderungen.

Fazit

Eine Ehrenamtsvereinbarung schafft Rechtssicherheit für beide Seiten, definiert einen klaren Rahmen für das Engagement und kann sowohl den Verein als auch die Engagierten schützen. Sie ist ein wichtiges Instrument, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu strukturieren.

Ein Beispiel/Muster für eine Engagementvereinbarung findet ihr hier (PDF). Diese und weitere nützliche Vorlagen und Infos findet ihr auch in unserem Infopool.